兵庫県まちづくり技術センターは、高度な技術を有する公益財団法人として、建設技術の向上と効率的な社会基盤の整備・管理を推進するとともに、開発に伴う文化財調査・保存等に取り組んでいます。
当センターの役割の一つに、「排水設備工事責任技術者資格」の講習があります。この資格は５年ごとに更新が必要で、新型コロナ感染防止対策として、令和２年度からはオンデマンド動画配信サービスを利用したWeb講習を開始しました。更新講習の申込受付と取りまとめに関しては各市町が行っていたため、更新対象となる受講者は各市町の窓口に出向いて申込書を提出する必要がありました。
負担が大きかったのは、運営側も同じです。更新対象者に対して、更新を知らせるハガキと講習案内の郵送に始まり、提出書類による本人確認および料金収受の確認、さらに修了証の発行・郵送などの手続きが山積みで、大変手間がかかるものとなっていました。そこで、受講者・市町・運営側の負担軽減のため、更新講習に関する一連の手続きをオンライン化するための検討を始めました。
検討の過程でmanaableさんにヒアリングする機会があり、体験版を提供していただきました。オンライン化した後の手続きがどのようになるかを実際に体感することができ、クラウドサービスを発注するにあたり、とても参考になりました。
他にも講習管理のクラウドサービスを提供しているいくつかの事業者にヒアリングを行ったところ、各社それぞれに特徴があることが分かりました。そこで価格競争で事業者を選定するのは不適当と判断し、公募型プロポーザル方式で発注することとしました。審査の結果、講習の申込から修了証の発行にいたるまで、一連の流れを完結できる、manaableさんにお願いすることとなったのです。
まず受講者のメリットとしてはこれまで市町の窓口に出向いて申込書を提出していましたが、インターネットでいつでも申込できるようになり、時間の制約がなくなったのが大きいと思います。仕事をしながらだと、役所に行く時間を確保するのも一苦労ですよね。受講料の支払いも、銀行振込に加えてクレジットカードやコンビニ払いに対応したことで、より便利になりました。
肝心の研修に関しても、「24時間、自分の都合に合わせたタイミングで受けられるので助かる」などのお声をいただきました。さらに高齢の受講者で出かけるのが難しい方でも、自宅にいながら申込、決済、受講、そして修了証の受け取りまで、manaableひとつで完結できるのは、とても大きなメリットではないでしょうか。
今年度から本格的に導入を開始し、8月に大きな講習を終えたところです。すでに2,000人以上の受講者にご利用いただきましたが、大きなトラブルもなく、無事に講習を実施することができました。
次に運営側のメリットについてです。これまでの窓口での申込受付の大部分がなくなったことで、市町の負担軽減につながりました。財務担当者に毎日お願いしていた入金確認もmanaable上でいつでも確認できるようになり、とても助かっています。manaableだと、「誰が支払済で、誰が未入金なのか」を一覧で判別することができ、支払いの管理が圧倒的に簡略化されました。さらに受講決定通知やテキスト送付の手間もなくなりました。受講前の事務手続きだけでもこれほどまでに便利になり、本当にありがたかったです。
manaable導入前に別のシステムでオンデマンド講習を実施したときは、動画の配信方法に加え、視聴確認も悩みの種でした。これまでは受講者に簡単な受講報告書を提出してもらい、運営側で報告書の内容を担当者が一人ずつ確認するという、大変手間のかかるものでした。それがmanaableなら、講習動画を何％視聴したかが自動的に記録されます。視聴が終わったら「受講済み」と判定され、試験機能での簡単な視聴確認テストにより、自動で視聴確認ができるようになりました。
このようにさまざまなことが効率化できるmanaableですが、特に気に入っているのが、修了証が発行できる機能です。講習名、受講者名、有効期限や印影など、修了証に表記したい基本的な項目がそろっています。講習終了後はいつでもダウンロードできるので、再発行の手続きが不要になるというメリットもあります。まさに至れり尽くせりで、この「排水設備工事責任技術者資格」と運営方法が似ている別の講習においても、同じようにmanaableを利用することで業務の効率化を図ることができました。
メリットが圧倒的に多いmanaableですが、建設関係の技術者の高齢化により、パソコンやスマホに不慣れな方たちからの問い合わせが発生することが予想されました。そこで、申込方法や受講方法を分かりやすく説明したマニュアルや動画を独自で作成してホームページで公開したり、manaable内の講習説明の大事な部分を強調したりして、不慣れな方にも配慮した記載に努めています。
また、各講習の管理者からもmanaableの設定についてご相談をいただきました。システム管理者側で何でも対応してしまうのではなく、将来的に講習管理者だけで管理できるよう、伴走しながら支援していくことを心がけています。
このようにまだ課題はありますが、manaableを導入して本当によかったと感じています。契約後3ヶ月間はオンラインミーティングによる導入サポートも利用しました。オンデマンド講習の作り込み方法や、オンライン決済の設定方法など、担当者の理解度に応じて導入サポートを段階的に進めていただいたので、とても助かりました。当センターの講習運用に近づけるためにどのような設定をすればいいのか、ミーティング以外でも何度も相談し、その都度、今できるベストな状態を見出すために一緒になって考えてくださったのが、大変心強かったです。今後もmanaableを通じてスムーズな講習を受講者にお届けしながら、兵庫県のより質の高い社会基盤づくりに寄与していきたいです。
公益財団法人兵庫県まちづくり技術センター