一般財団法人熊本県建設技術センター41年前から始まった私たちの研修運営ですが、デジタル化に移行するまでは開催案内や研修ごとの申込み用紙はすべて郵送し、申込みはFAXもしくはメールで承っていました。そうなると「届いた」「届いていない」のやりとりの手間が増え、さらには「申し込んだはずなのに、申し込めていなかった」などの問題も出てきます。最悪、当日会場の受付で申込みされていないことが判明することも少なからずありました。
また、名簿入力は一人ずつ手作業で行っていました。しかも以前使っていたシステムが搭載されたパソコンは１台のみだったので、一人が付きっきりで入力作業に当たっていたんです。支払いの確認に関しては郵便局への振込みだったため、振込み用紙を見ながらまた一つずつ確認するという膨大な作業の繰り返しでした。
一般財団法人
熊本県建設技術センター
研修歴4１年。
デジタル化できたことで、
運営側も受講生も大満足です。
「manaable」導入済の団体を見学し、メリットを肌で感じる。
私たち一般財団法人 熊本県建設技術センターは、公共事業のスムーズな実施と建設業界の発展につながることを目的として昭和59年に設立されました。研修は、土木建設関係の行政の職員のみなさんや民間の建設業の方々へ、技術的な支援をする目的で行なっています。それがひいては県内の建設業関係の発展につながっていくという使命感を持っています。建設業界の研修は幅広く、技術的分野によって本当にさまざまです。一つの分野ごとに、どのくらいの日数と時間を研修に割くのかという一連の研修計画をシーズンオフに作成しています。
熊本県看護協会様のところに、manaable操作見学へ。
熊本県は受講生の数も研修の回数も年々増えてきており、このままでは質のいい研修を提供できなくなると感じました。そこで2022年にmanaableさんと打ち合わせを始め、その翌年には同じ熊本県内ですでに「manaable」を導入している熊本県看護協会さんに見学に行きたいとお伝えしたんです。その際はmanaableさんも同行していただき、「manaable」を導入した背景や社内稟議の通し方、使ってみての感想などを直接質問することができ、導入した際のメリットなどを具体的に描くことができました。同時に不安も払拭され、導入への道筋がよりスムーズになったと感じています。
申込みからアンケートまで、一元管理という感動。
「manaable」導入後の運営側のメリットは、なんといっても手作業による膨大な事務作業がなくなったことです。申込みも決済も本当にラクになりました。おかげで「申し込んだはずなのに、申し込まれていない」という食い違いも無くなりました。
受付に関しては会場での研修の場合、これまでは名簿で一人ひとり確認をとって出席をとっていたんです。しかも当日現金で支払う受講生もいたので、毎回受付でかなりの時間を要していました。今はQRコードで出席が取れるようになり、かなりの時間短縮につながっています。
また研修後のアンケート集計もとてもスムーズです。これまでは受講者に手書きでアンケートを記載してもらい、それをこちらで1枚ずつExcelに入力するという形式をとっていました。少々言いづらいですが、中には字が汚すぎて何と書いてあるか分からないということもありました。研修業務に追われて、春に始まった研修なのにお盆過ぎにようやく入力作業するなんてこともありました。しかし今では、リアルタイムでアンケート結果を確認できるようになり、入力作業も丸ごと不要となり集計もラクです。気になるアンケート内容をすぐに確認できるのもいいですよね。受講者側も簡単にスマホでアンケートできるようになったからうれしいのではないかと感じています。
1年目を乗り越えたら、2年目からは本当にスムーズです。
受講者側のメリットとしては、受講者本人や申込み担当者がマイページで申込み状況を把握できることです。これによって「申込みできているでしょうか？」という電話での問い合わせもだいぶ減りました。
正直なところ導入1年目は、私たちだけでなく受講生も大変だったという印象です。若い方は比較的スムーズに使いこなせるのですが、ベテランの方の中には、苦戦されている方もいらっしゃいました。ただしこれだけは言えます。困るのは1年目だけです。ベテランの方も世の中の流れから「デジタルでやりたい！」という強いお気持ちがあるので、分からない方には私たちがフォローしていくと、2年目にはウソのように質問が来なくなります（笑）。どんどん使い慣れていくのでしょうね。ITデジタル化はこれから先も加速していくので、とにかく最初の1年だけフォローしたら、あとは本当にラクです。
これからは研修も会場だけでなく、オンデマンド配信なども取り入れていきたいと考えています。建設業界の研修は技術的な分野によって多岐にわたるため、それに合わせて研修形態も幅広く提供していくことが、熊本県の建設業界を支えることにつながると考えています。
