公益財団法人総合健康推進財団

膨大なデータ移行と、異なる３つのシステム。
はじまりは問題が山積みでした。

私たち公益社団法人 総合健康推進財団は、おかげさまで2025年に40周年を迎えました。当初は研究などへの助成を主な活動としていましたが、健康福祉事業をより積極的に推進するために研修事業もスタートさせました。医療機器販売研修から始まり、その後ケアマネージャー研修、そしてサービス管理責任者研修や保育士等キャリアアップ研修も行っています。

当財団が実施した過去の研修受講履歴データは想像以上に膨大な数で、何十年分におよぶデータは、エクセルで実に35万行以上もあり、新しいシステムを導入することにしました。研修運営には、
①申込管理
②決済管理
③会場or Zoom or e-learningの受講管理
があり、３つのシステムを利用することになりました。

非効率だったルーティンを
「manaable」が一気に解決してくれました。

新しいシステムでいったんは開始したものの、申込管理と決済管理、そして受講管理の３つがまったく別のシステムだったため、総務のスタッフ全員が毎朝１時間以上、作業に費やさなければなりませんでした。すべてのシステムデータをCSVでダウンロードし、次のシステムに合うように直してから次のシステムにCSVをアップロードする。あちこちにいろんなデータがあって、それを動かしながら運用しなくてはいけなかったんです。

しかもすべての作業を二重チェックしなければならないので、午前中はスタッフ数名が作業にかかりっきりでした。３つのシステムはCSVの文字コードも異なっていましたし、入金があったものをリアルタイムに確認することができないため、お問い合わせいただいても折り返しをしなくてはいけませんでした。

こうした作業を毎日やっていく中で、正直「これがずっと続くのか…」という思いにかられていたのも事実です。「manaable」さんから連絡をいただいたのはちょうどその頃、2021年の秋のことでした。オフィスに来ていただいて、私たちが毎日行っている作業を直接見ていただくことにしたんです。自分たちでも薄々効率が悪い作業だとは思っていましたが、「これを毎日やっているんですね！」と驚かれたと同時に、「manaableに変えたらこの作業は不要になりますよ。この作業はこんな風に楽になりますよ！」と具体的にアドバイスしてくれました。

３つのシステムは導入したばかりでしたが、これを何年も使い続けるよりは思い切って変えたほうが効率的で良いだろうという話になりました。特に申込管理のシステムは開発にかなりの金額を投資していたので、最初は社内で稟議を通すのが大変ではありましたが、現状がいかに非効率かを伝え、理事長の承諾を得ることができました。